Règlement à télécharger 1. DEMARCHE A SUIVRE POUR LA RESERVATION DES ESPACES
Après s'être assuré, auprès de l'Esplanade du Lac, de la disponibilité des espaces à louer, 2 mois au plus tard avant la manifestation, le locataire suit la démarche suivante :
Article 1.1 Définition des besoins lors d'un premier rendez-vous :
Une première rencontre avec l'équipe de l'Esplanade du Lac (un agent et le directeur technique) s'effectue pour définir et adapter au mieux les besoins du locataire (espaces, matériel, prestations…). Tous les documents relatifs à la location d'espaces seront alors remis au locataire.
Article 1.2 Réalisation d'un devis
Suite à ces échanges, un devis répondant au mieux aux attentes du locataire sera alors établi par l'équipe de l'Esplanade du Lac.
Article 1.3 Approbation du devis
Le devis devra être approuvé expressément par les deux parties.
Article 1.4 Réservation définitive
Dans un délai maximal d'1 mois après réception du devis par le locataire, la réservation est définitivement enregistrée, lors de la réception, par l'Esplanade du Lac :  de 2 exemplaires signés du présent Règlement de location (dont 1 sera retourné au locataire)
d'un acompte de 50 % du montant total TTC de la prestation, par chèque libellé à l'ordre du Trésor Public
d'un justificatif de domicile pour les particuliers (facture EDF, de téléphone ou d'eau datant de moins de 3 mois) ou de siège social pour les personnes morales (attestation de la sous-préfecture pour les associations, extrait K-BIS pour les sociétés)
d'une attestation d'assurance civile locative (cf • 4)
des autorisations nécessaires à l'organisation des manifestations (cf • 4)
Article 1.5 Calendrier des réservations
La priorité est donnée à la programmation de l'Esplanade du Lac.
Les réservations de la salle par les associations se feront à l'occasion du calendrier des fêtes au mois de juin.
Les autres demandes d'utilisation, parvenant après l'établissement du planning, seront adressées à l'Esplanade du Lac, selon le • 1.
2. ANNULATION
Article 2.1
Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit à l'Esplanade du Lac.
le remboursement de l'acompte de 50% du montant de la location ne sera restitué que si l'annulation est effectuée 1 mois avant la date prévue.
pour une annulation à moins d'1 mois, l'acompte sera conservé par l'Esplanade du Lac au titre de frais d'annulation.
3. TARIFS et MODALITES DE REGLEMENT
Article 3.1 Etablissement de la facture définitive
Le montant du devis initial peut différer de la facture finale en fonction des besoins du locataire. Des prestations sont en effet susceptibles de s'ajouter ou de se retrancher des prestations initialement prévues. A noter que le traitement des dossiers étrangers entraîne des frais bancaires à la charge du locataire.
La facture définitive sera donc établie par l'Esplanade du Lac sur la base des espaces, des services et des prestations effectives lors de la manifestation.
Article 3.2 Paiement du solde
Le paiement du solde de la location (50%) doit s'effectuer par chèque libellé à l'ordre du Trésor Public dans un délai maximal de 2 jours après la location. A défaut de paiement dans ce délai, le solde de location sera prélevé sur le dépôt de garantie.
Article 3.3 Chèque de garantie
Le locataire se doit de préserver l'intégrité des biens mobiliers et immobiliers. C'est pourquoi il s'engage à verser, 5 jours avant l'occupation des espaces, un chèque de garantie libellé à l'ordre du Trésor Public.
Le chèque de garantie s'élève à :
2000 € pour la location de la grande salle, du Hall ou de plusieurs salles
500 € pour la salle de réunion, les espaces extérieurs (Terrasse et Halle couverte)
Le chèque de garantie sera conservé par l'Esplanade du Lac pendant toute la durée d'occupation des espaces et sera encaissé en cas de dégâts éventuels et de non-paiement de la facture définitive adressée au locataire. Dans le cas contraire, il sera restitué au locataire après l'état des lieux de sortie et l'encaissement du montant de la facture par l'Esplanade du Lac.
Article 3.4 Révision tarifaire
L'Esplanade du Lac se réserve le droit de réviser les tarifs de location des salles une fois par an. Les nouveaux tarifs seront immédiatement communiqués au locataire. Les tarifs appliqués seront ceux en vigueur lors de l'utilisation des locaux et non ceux en cours lors de la réservation.
4. ASSURANCES et AUTORISATIONS
Article 4.1 Assurances
Le locataire est tenu de fournir, au moment de la réservation définitive, une attestation d'assurance couvrant le risque de responsabilité civile locative.
L'organisateur de la manifestation doit avoir souscrit les assurances nécessaires à la couverture des risques liés à l'exploitation du spectacle dans la salle de l'Esplanade du Lac.
Dans la cas d'un spectacle, le producteur est tenu d'assurer contre tous les risques, y compris lors du transport, tous les objets lui appartenant ou appartenant à son personnel.
L'Esplanade du Lac décline toute responsabilité en cas de vol d'objets déposés par le locataire et les participants dans l'ensemble du bâtiment.
Article 4.2 Autorisations
Pour toute manifestation soumise à des autorités administratives ou ayants droits, le locataire est tenu de demander, en temps utile, l'ensemble des autorisations nécessaires à l'organisation de sa manifestation :
les déclarations auprès de tous les organismes concernés, notamment la SACEM (14, Boulevard de Brou – 01 005 Bourg-en-Bresse Cedex) , la SACD, les caisses percevant les droits voisins…
une demande d'autorisation présentée par l'exploitant à la Commission de Sécurité de l'Arrondissement de Divonne-les-Bains, dans le cadre d'une exploitation commerciale de l'Esplanade du Lac (manifestations à but lucratif, salons ou foires expositions).
5. ACCUEIL / SECURITE
Article 5.1
Le locataire s'engage à respecter les réglementations en vigueur en matière d'accueil du public et de sécurité, à savoir :
les réglementations de sécurité des « Etablissements Recevant du Public » : ERP
la « sécurité incendie »
En cas de non-respect des réglementations par le locataire, sa seule responsabilité est engagée.
Article 5.2 Présence de personnel
A/ Billetterie
Pour chaque location entraînant l'achat de billets par les spectateurs ou les participants, la billetterie sera prise en charge par l'organisateur.
B/ Accueil
L'Esplanade du Lac détermine avec l'organisateur le nombre minimal de personnes nécessaires à assurer l'accueil des spectateurs. L'organisateur devra se conformer aux préconisations données par l'Esplanade du Lac et font leur affaire du personnel nécessaire.
C/ Agent(s) de sécurité
La législation précise que pour les manifestations accueillant du public dans la GRANDE SALLE, la présence minimale d'agent(s) de sécurité incendie est obligatoire dès l'ouverture au public, à raison de 2 agents ayant la qualification ERP 1 et 1 agent ERP 2.
Les contacts avec la Croix-Blanche seront pris obligatoirement par l'Esplanade du Lac et la prestation est à la charge de l'organisateur.
Article 5.3 Circulations
Il est impératif de maintenir en permanence l'accès libre aux sorties de secours, aux escaliers et aux circulations.
Article 5.4 Réaction au feu
Les matériaux utilisés pour des décors ou aménagements doivent posséder une qualité de réaction au feu M 3. Le procès verbal d'essais doit être remis au locataire par le fournisseur de matériaux, décors ou aménagements.
Les règles énoncées ci-dessus indiquent les principales mesures à prendre
pour la sécurité du public, mais ne sont en aucun cas exhaustives.
6. ETAT DES LIEUX ET EQUIPEMENT DES ESPACES
Article 6.1 Etat des lieux
Deux états des lieux seront effectués par un agent de l'Esplanade du Lac et le locataire : au moment de la mise à disposition des locaux et matériels et au moment de leur restitution.
Article 6.2 Nettoyage
Les locataires sont tenus de rendre les lieux propres et libérés du matériel. Si nécessaire, l'Esplanade du Lac s'octroie le droit de faire exécuter les interventions nécessaires par une entreprise privée de nettoyage.
De plus, le locataire s'engage à prendre en charge la remise en état des locaux et matériels en cas d'éventuels dégâts ou détériorations.
Article 6.3 Tarifs
Le tarif de location comprend la mise à disposition des locaux, une prestation technique d'accompagnement (4h) et un service simple de ménage (sauf pour la grande salle de spectacle dont le nettoyage est assuré par une société extérieure aux tarifs suivants :
166,45 € HT / 199 € HT pour la salle, 30,27 € HT / 36 ,20 € HT pour les coursives /
Plus value week-end et jours fériés, en dehors des horaires 4h00 - 24h00).
Article 6.4 Horaires
Les espaces sont mis à disposition à partir de 8h30 et jusqu'à minuit. Les horaires d'installation et de fin de manifestation seront obligatoirement précisés et validés par les deux parties.
Article 6.5 Equipement
En plus de la mise à disposition des espaces loués, le tarif de location comprend :
la prestation technique découlant directement de la mise à disposition des espaces (mise en service des lumières et du son, disposition des tribunes, etc…)
Si les besoins techniques sont plus importants que ceux dont disposent l'Esplanade du Lac, une prestation technique complémentaire sera alors proposée au locataire. Le montant de cette prestation s'ajoutera à la facture finale du locataire.
L'utilisation de tout appareil technique, signalisation, décoration et de tout autre élément extérieur à l'Esplanade du Lac est à étudier préalablement avec un agent de l'Esplanade du Lac pour approbation.
Le locataire devra impérativement remettre à l'équipe de l'Esplanade du Lac, au moins 15 jours avant la manifestation, la liste de tout le matériel qu'il désire utiliser et les moyens techniques dont il a besoin. Toute demande supplémentaire ne pourra être prise en compte.
7. CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION
Article 7.1
L'utilisation de ces locaux ne doit pas être contraire à la morale et aux bonnes mœurs.
Article 7.2
L'entrée d'animaux est interdite dans l'enceinte de l'Esplanade du Lac, à l'exception de ceux dressés pour l'accompagnement de personnes handicapées.
Article 7.3
La loi interdit de fumer dans tous les espaces publics. Il est par conséquent interdit de fumer dans l'enceinte de l'Esplanade du Lac en dehors des espaces expressément définis comme « réservés aux fumeurs ». Il est formellement interdit de fumer dans la salle de spectacle, en configuration avec ou sans les gradins.
Article 7.4
L'utilisation de barbecue est formellement interdite dans tous les espaces intérieurs et extérieurs de l'Esplanade du Lac (halle couverte, terrasse, parvis).
Article 7.5
Le locataire n'a accès qu'aux espaces préalablement réservés. Il s'engage à ne pas perturber l'exploitation de l'Esplanade du Lac ni les éventuels autres locataires présents dans l'enceinte du bâtiment.
Article 7.6
Il est responsable de l'ordre et du bon déroulement de la manifestation envers les tiers et les participants. S'il y a des enfants, ceux-ci doivent être pris en charge et surveillés par leurs parents ou les organisateurs. Par conséquent, ceux-ci sont tenus de faire respecter le présent règlement de location à l'ensemble des participants.
Article 7.7
Le non respect d'une des clauses du présent règlement peut entraîner l'annulation de la location sans aucun remboursement ni dédommagement d'aucune sorte avant la manifestation et l'encaissement du dépôt de garantie versé par le locataire et le refus de toute mise à disposition future des locaux de l'Esplanade du Lac après la manifestation.
8. RECLAMATIONS
Article 8.1
Toute réclamation ne pourra être prise en compte que si elle est formulée par écrit et adressée à l'Esplanade du Lac dans un délai maximum de 5 jours après la réception de la facture finale.
NB: L'administration de l'Esplanade du Lac reste seule juge pour les cas
non prévus dans le présent règlement.
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