Assistant(e) du maire

A temps complet

(Cadre d’emploi des adjoints administratifs)

Sous l’autorité du directeur de cabinet.

 

Missions

L’assistant de direction collabore étroitement avec le directeur de cabinet de monsieur le maire. Il seconde le directeur au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du directeur de cabinet. La mission de l’assistant de direction peut l’amener à seconder plusieurs responsables, voire coordonner une équipe et servir d’interface avec différents services : ressources humaines, juridique, financier, communication.

 

Activités principales 

- Assurer en amont la préparation des dossiers,

- Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda du maire et du directeur de cabinet

- Organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer

- Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du maire et du directeur de cabinet.

L’assistant de direction va élaborer des comptes rendus, séparer les contacts et les informations secondaires et essentielles. L’assistant de direction peut organiser le bon déroulement des voyages et des déplacements, et des événements de type séminaires, salons professionnels et réunions diverses.

 

Profil

Savoir-Faire

Organisation de la vie du maire :

- Organiser et gérer l’agenda du maire

- Organiser les déplacements du maire

- Transmettre les messages

 

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :  

 

- Prendre des notes et mettre en forme tous type de documents

- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers

- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

- Réaliser et diffuser la revue de presse

 

Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire :

 

- Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers

- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire

 

Organisation et planification de réunions et d’évènements protocolaires :

- Assurer l’organisation logistique d’une réunion ou d’un évènement

- Transmettre les convocations et invitations

- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus

- Participer à l’organisation des différents évènements protocolaires

 

Savoirs

- Connaissance du fonctionnement des collectivités

- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excell, Power point, …)

- Technique de secrétariat

- Tableau de bord et outils de planification

 

Savoir-Être

- Respect des obligations de neutralité et discrétion professionnelle

- Garant d’une éthique de service public, du respect des textes et de la qualité d’accueil des usagers

- Sens de l’organisation, rigueur

- Esprit d’initiative

- Sens du relationnel et maitrise de soi

- Savoir travailler en équipe

- Autonomie

 

Caractéristique du poste

Conditions d’exercice du poste

- Travail en bureau

- Horaires fixes

- Travail en soirée pour certaines manifestations ou réunions

- Respect des obligations de réserve et de confidentialité

  

Autonomie – Responsabilité

Autonomie dans l’organisation du travail sous la responsabilité du directeur de cabinet 

 

Relations fonctionnelles

- Relations directes avec les élus

- Relations fréquentes avec la population

- Relations fréquentes avec la direction générale

 

Moyens techniques

- Outils bureautiques

- Véhicule

 

Rémunération

- Rémunération statutaire (adjoint administratif)

- Régime indemnitaire

- Prime annuelle

- Ticket restaurant

- Participation mutuelle

 

Adresser candidature avant le 15 avril 2021 (Lettre et CV détaillé) à Monsieur le Maire, 73 avenue des thermes – 01220 Divonne-les-Bains ou par courriel à rh@divonne.fr

 

Flash Info