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Assistant administration services techniques (H/F)

 

Poste occupé : Assistante administration Services Techniques

Service                   : Direction des Services Techniques

 

 

Activités

 

Activités principales

- Secrétariat courant de la Directrice Générale des Services Techniques

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Accueil physique et téléphonique

- Organisation et planification de réunions

- Comptabilité – Finances

- Communication

- Gestion et valorisation des déchets

- Gestion administrative des véhicules et engins

 

 

Savoir-faire

 

Secrétariat courant de la Directrice Générale des Services Techniques

- Gestion et organisation de l’agenda de la directrice générale des services techniques

- Préparation des dossiers en préparation des réunions

- Classement des documents et des dossiers

- Collaboration avec les assistantes administratives du DGS et de la DGA

 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Prise de note et mise en forme de tous types de documents (courrier, compte-rendu, note,…)

- Classement et archivage des documents

- Accueil physique et téléphonique

- Renseigner et orienter les interlocuteurs vers les personnes compétentes

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, courriers et courriels

- Organisation et planification de réunions

- Rédaction des ordres du jour en fonction des directives transmises

- Transmission des convocations

- Prise de note et rédaction des comptes-rendus

 

Comptabilité – Finances

- Saisie de bons de commande et suivi

- Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés…)

- Gestion et suivi de l’exécution budgétaire, alertes

 

 

Communication

- Synthèse mensuelle à destination du service communication

- Récupération d’informations auprès des techniciens

- Suivi du tableau de gestion des informations,

 

 

Gestion et valorisation des déchets

- Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages

- Suivi et gestion des bacs de collecte

 

 

Gestion administrative des véhicules et engins 

- Carburant, consommables, édition moyennes et des écarts

- Suivi de la sinistralité et de l’état du parc

 

 

Savoirs

 

- Maîtrise des règles de l’expression écrite et orale

- Maitrise des techniques de secrétariat (compte rendu – tableaux de bord)

- Maitrise des outils bureautiques (Microsoft office)

- Utiliser des logiciels professionnels de gestion

 

Savoir-être

 

- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle

- Sens de l’organisation, rigueur

- Esprit d’initiative et de synthèse

- Sens du relationnel

- Savoir travailler en équipe

- Autonomie

 

Situation fonctionnelle

 

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services Techniques

 

Conditions d’exercice de l’emploi

 

- Travail en bureau

- Horaires fixes

- Travail ponctuel le soir pour les commissions et groupes de travail

- Respect des obligations de réserve et de confidentialité

 

Autonomie – Responsabilité

 

- Autonomie dans l’organisation du travail dans le cadre des priorités

- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique

 

Relations fonctionnelles

 

- Relations fréquentes avec les services de la commune

- Relations avec les élus

 

Moyens techniques

 

- Outils bureautiques

- Logiciel gestion de courriers, gestions des actes

 

Cadre statutaire

 

Adjoint administratif – catégorie C

Filière administrative

 

Adresser candidature (lettre, CV détaillé ) à la Mairie Service des Ressources Humaines 73, avenue des Thermes 01220 Divonne-les-Bains ou par mail à rh@divonne.fr

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