Agent polyvalent Premier Accueil (H/F)

I.Activités principales et savoir-faire

ACCUEIL ET ADMINISTRATION GÉNÉRALE

  • Réception des administrés, information et orientation du public
  • Accueil téléphonique : informations aux usagers et transmission des appels aux différents services
  • Constitution des dossiers administratifs : remise des documents CERFA et de la liste des documents nécessaires.
  • Gestion de la boîte mail : contact@divonne.fr : réception et traitement.
  • Tenue du registre permettant aux administrés de faire une suggestion, de signaler un problème, demander des informations….
  • Actualisation de la base de données : formulaires et procédures à jour
  • Gestion du courrier : réception le matin et envoi l’après-midi
  • Instruction des dossiers de vente au déballage
  • Inscription nouveaux arrivants + remise pochette
  • Gestion des demandes de location des salles communales pour les privés
  • Comptabilité de la régie des salles communales

 

PROJETS IMPULSÉS PAR LA DIRECTION DE LA PROXIMITÉ ET DES SOLIDARITÉS

  • Plan général de formation des agents de la Direction
  • Mise à jour des affichages obligatoires et de toutes les communications verticales
  • Projet de guide général des procédures internes du Premier Accueil
  • Projet de modernisation de l’accueil (locaux, mobiliers, dispositifs numériques, analyse et propositions / devis)
  • Mise à jour de l’accueil téléphonique avec numérotation et choix de service
  • Gestion des salles communales : recensement complet et création d’une affiche unique avec prix, surface, public etc…
  • Gestion des statistiques (téléphone / passage / CNI et passeport)
  • Gestion du planning d’occupation des bureaux du rez-de-chaussée
  • Gestion des courriels (ELISE)

 

MISSIONS AUPRÈS DU SERVICE D’ÉTAT CIVIL

  • Communication de la liste des pièces passeport et CNI, prise de rendez-vous. Instruction dossiers CNI et passeports. (25mn/ dossier)
  • Établissement et délivrance des attestations de domicile, attestations de départ 20mn minimum
  • Constitution du dossier d’attestation d’accueil (1 heure) + suivi
  • Copie conforme de documents français sur demande d’organismes étrangers
  • Contrôle des données pour l’élaboration d’attestation de vie et signature du document
  • Légalisation de signature pour les administrés Divonnais
  • Remise aux administrés d’actes (naissances, mariage, décès, livret de famille…)
  • Etablissement du dossier des recensements militaires avec relance
  • Affichage des arrêtés
  • Dossiers d’inscriptions listes électorales

 

 

MISSIONS AUPRÈS DU SERVICE ASSOCIATIONS / SPORTS

  • Approvisionnement des cartes photocopieuses des associations
  • Délivrance des formulaires nécessaires aux associations
  • Gestion des clés des salles communales
  • Rédaction des arrêtés de demande de buvette et transmissions
  • Distribution du courrier des associations et relance

 

MISSIONS AUPRÈS DU SERVICE SCOLAIRE

  • Délivrance des dossiers, scolaire + cantine + bus de moins de 3 km,
  • Réception et vérification des dossiers d’inscriptions scolaires
  • Prise de rendez-vous par téléphone sur l’agenda pour les nouvelles inscriptions scolaires

 

MISSIONS AUPRÈS DU CCAS 

  • Distribution et réception des demandes de logement social. (Vérification des pièces) et explication de la procédure.
  • Distribution des colis seniors
  • Tris et distribution des courriers des domiciliés
  • Logement d’urgence : accueil physique et téléphonique des demandeurs
  • Orientation téléphonique des personnes âgées ou famille afin d’obtenir des aides à domicile ou un accompagnement
  • Orientation des personnes vers les différentes permanences sociales

 

MISSIONS AUPRÈS DU SERVICE URBANISME

  • Standard téléphonique : messages
  • Assistance à la consultation de la borne cadastrale
  • Impression et délivrance des extraits de cadastre (xmaps)
  • Impression et délivrance des relevés de propriété uniquement au propriétaire concerné
  • Délivrance des imprimés d’urbanisme
  • Réception des dossiers d'urbanisme : contrôle de l’intégralité du dossier et délivrance de récépissé de dépôt

 

 MISSIONS AUPRÈS DES SERVICES TECHNIQUES

  • Téléphone permanence téléphonique pendant congés et réunions du secrétariat + mail
  • Demande de matériel

 

MISSIONS AUPRÈS DU SERVICE ACHATS

 Délivrance d’un récépissé à la réception d’un appel d’offres

 

AUTRES MISSIONS

  • Réservation des salles
  • Gérer l’accès aux archives municipales : délivrance du formulaire de demande de consultation, mise à disposition des archives, consultation dans le hall.
  • Plannings hebdomadaires
  • Statistiques
  • Archivage

 

II.Savoirs
  • Connaissance des procédures administratives liées au service du Premier Accueil
  • Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales
  • Maitrise des outils informatiques (Microsoft office) et des progiciels (avec formation et accompagnement à l’intégration)
  • Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité 
III.Savoir-être
  • Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
  • Garant d’une éthique de service public, du respect des textes, règlementaires et de la qualité d’accueil des usagers
  • Gestion exemplaire et bienveillante des demandes des administrés
  • Sens de l’organisation, rigueur
  • Esprit d’initiative
  • Sens du relationnel et maitrise de soi
  • Maitrise de l’expression écrite et expression orale exemplaire
  • Coopération, entraide et solidarité indispensable

 

IV.Situation fonctionnelle
  • Sous l’autorité du Directeur de la Solidarité et de la Proximité
  • Aucun management

 

V.Conditions d’exercice de l’emploi
  • Travail polyvalent au sein des espaces d’accueil au public
  • Horaires variables avec amplitude fixe, en fonction des horaires d’ouverture au public et des tâches priorisées
  • Respect des obligations de réserve et de confidentialité

 

VI.Autonomie – Responsabilité
  • Autonomie relative dans la mise en œuvre des orientations et priorités définies par le Directeur de la Solidarité et de la Proximité
  • Responsable de la bonne conduite des opérations administratives comme présenté au sein du classeur des procédures internes

 

VII.Relations fonctionnelles
  • Relations directes avec les administrés
  • Relations quotidiennes avec les services de la commune
  • Relations avec les organismes extérieurs : préfecture, sous-préfecture, plateforme ANTS

 

VIII.Moyens techniques
  • Outils bureautiques
  • Progiciels
  • Véhicule du parc pour les déplacements professionnels éventuels

 

IX.Cadre statutaire
  • Adjoint administratif – Catégorie C
  • Filière administrative

 

 X. AVANTAGES
  • Adhésion au CNAS
  • Tickets restaurant
  • Participation à la mutuelle
    Garantie maintien de salaire prise en charge par la commune

Envoyez votre CV et lettre de motivation à rh@divonne.fr