Assistant administratif à l'administration générale

   I.        Activités principales

• Gestion du courrier ;
• Assistanat de la Direction Générale 
• Gestion des assemblées ;
• Gestion administrative des actes ;
• Gestion des demandes de consultation d’archives

 II.        Savoir-faire

Gestion du courrier

• Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants ;
• Affranchissement ;
• Gestion des demandes des services pour l’envoi en nombre.

Assistanat de Direction

• Saisie de diverses notes de service ou internes ;
• Suivi de dossiers ;
• Gestion des agendas de la Direction Générale ;
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Gestion des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique.

Gestion des assemblées

• Gestion administrative des commissions municipales ;
• Gestion du Conseil Municipal :

- Rédaction de certaines délibérations liées à l’administration générale ;

- Relecture et mise en page des projets de délibérations ;

- Envoi de la convocation ;

- Préparation du matériel et présence au conseil ;

- Gestion des procurations ;

- Préparation du compte-rendu du conseil ;

- Envoi des délibérations au contrôle de légalité ;

- Suivi de conseil ;

Gestion administrative des actes en polyvalence ;

• Via l’outil webdelib : mise en signature, envoi au contrôle de légalité ;
• Publication des actes via l’outil en ligne Publi’Act
• Reliures des registres

Gestion des demandes de consultation d’archives

III.        Savoirs

• Maîtrise du fonctionnement des collectivités ;
• Maitrise des procédures administratives ;
• Maitrise des outils informatiques (Microsoft office) et idéalement des outils métiers : Elise (GED), WebDelib, I-Delibre, Slow, I-Parapheur, Publi’Act ;
• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité.

IV.        Savoir-être

• Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ;
• Garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers ;
• Sens de l’organisation, rigueur ;
• Esprit d’initiative ;
• Sens du relationnel et maitrise de soi ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Autonomie.

  V.        Situation fonctionnelle

Sous l’autorité de la Direction Générale des Services

VI.       Conditions d’exercice de l’emploi

• Travail en bureau ;
• Horaires fixes ;
• Travail ponctuel le soir pour les conseils municipaux ;
• Respect des obligations de réserve et de confidentialité.

VII.        Autonomie – Responsabilité

Autonomie relative dans la mise en œuvre des orientations et priorités définies par la collectivité ;

Missions définies en concertation avec la Direction Générale des Services.

VIII.        Relations fonctionnelles

• Relations directes et quotidiennes avec les services de la commune ;
• Relations avec les élus ;
• Relations avec divers contacts des projets de la ville.

IX.        Moyens techniques

• Outils bureautiques ;
• Logiciels WebDelib, DOTELEC.

  X.        Cadre statutaire

Adjoint administrative – Catégorie C

Filière administrative

Rémunération : 

- Statutaire

- Régime indemnitaire

- Prime annuelle

- Tickets restaurant

Autres avantages : 

- Adhésion au CNAS

- Participation à la mutuelle

- Forfait mobilité durable

- Télétravail possible

- RTT

Envoyez votre CV et lettre de motivation par mail à rh@divonne.fr ou au 73 avenue des Thermes 01220 Divonne-les-Bains