Assistant de direction - Cabinet du maire

Mission

L’assistant de direction collabore étroitement avec le directeur de cabinet de monsieur le maire. Il seconde le directeur au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du directeur de cabinet. La mission de l’assistant de direction peut l’amener à seconder plusieurs responsables, voire coordonner une équipe et servir d’interface avec différents services : ressources humaines, juridique, financier, communication.

   I.        Activités principales

Les tâches de l’assistant de direction consistent à :

  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,
  • Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda du cabinet du maire et du directeur de cabinet,
  • Organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer,
  • Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du maire et du directeur de cabinet

L’assistant de direction va élaborer des comptes rendus, séparer les contacts et les informations secondaires et essentielles. L’assistant de direction peut organiser le bon déroulement des voyages et des déplacements, et des événements de type séminaires, salons professionnels et réunions diverses.

 II.        Savoir-faire

L’assistant de direction sait s’exprimer oralement et rédiger à l’écrit avec aisance. Il maîtrise les suites logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, tableaux de bord, messagerie et agenda électroniques et possède un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement.

Doté d’un excellent relationnel, il sait faire preuve d’initiatives et d’autonomie, et s’adapter en toutes circonstances. Son autonomie, sa disponibilité et sa discrétion font de lui un collaborateur essentiel pour un manager.

Organisation de la vie du maire

  • Organisation et gestion de l’agenda du maire
  • Organiser les déplacements du maire
  • Transmettre les messages
  • Préparation des rendez-vous du Maire

Réalisation et mise en forme de travaux bureautique

  • Prendre des notes et mettre en formes tous type de documents
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenue divers
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Suivi des dossiers en cours
  • Réaliser et diffuser la revue de presse

Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire

  • Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire

Organisation et planification de réunion et d’évènements protocolaire

  • Assurer l’organisation logistique d’une réunion ou d’une manifestation
  • Transmettre les convocations
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
  • Participer à l’organisation des différents évènements protocolaires

III.        Savoirs

  • Connaissance du fonctionnement des collectivités
  • Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point,…)
  • Technique de secrétariat
  • Tableau de bord et outils de planification

IV.        Savoir-être

  • Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
  • Garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers
  • Sens de l’organisation, rigueur
  • Esprit d’initiative
  • Sens du relationnel et maitrise de soi
  • Savoir travailler en équipe
  • Autonomie

  V.        Situation fonctionnelle

Sous l’autorité du directeur de cabinet

VI.        Conditions d’exercice de l’emploi

  • Travail en bureau
  • Horaires fixes
  • Travail en soirée pour certaines réunions
  • Respect des obligations de réserve et de confidentialité

VII.        Autonomie – Responsabilité

Sous l’autorité du responsable de service

VIII.        Relations fonctionnelles

  • Relations directes avec les élus
  • Relations fréquentes avec la population
  • Relations fréquentes avec la direction générale

IX.        Moyens techniques

  • Outils bureautiques
  • Véhicule

  X.        Cadre statutaire

  • Adjoint administratif – Catégorie C
  • Adjoint administratif, adjoint administratif principal de 2ème classe, adjoint administratif principal de 1ère classe
  • Filière administrative

 

Rémunération :

- Statutaire

- Régime indemnitaire

- Prime annuelle

- C.I.A.

Avantages :

- Tickets restaurant

- Adhésion au CNAS

-Forfait mobilité douce

- Participation à la mutuelle

- Prise en charge de la garantie maintien de salaire

Adresser candidature (lettre CV détaillé photo) à la Mairie Service des Ressources Humaines 73, avenue des Thermes 01220 Divonne-les-Bains ou par mail à rh@divonne.fr