Assistant en charge de la location des espaces – temps plein

Assistant en charge de la location des espaces – temps plein
Service : Domaine - Assurance

I. Activités principales

• Gestion de la location des espaces
•  Participation à la gestion de l’occupation du domaine privé et public de la commune
• Gestion des assurances

II. Savoir-faire

• Gestion de la location des espaces
• Gestion de la location des salles de la commune
• Répondre aux demandes des usagers
• Faire l’état des lieux d’entrée et de sortie
• Enregistrer dans le logiciel dédié les locations de salles
• Informer le service « bâtiments » en cas de besoin de travaux
• Calcul des revalorisations
• Participation à la gestion de l’occupation du domaine privé et public de la commune
• Gestion et suivi des conventions et contrats liés à l’occupation du domaine public et privé
• Rédaction des conventions, renégociations des contrats, révision et rédaction des avenants, etc.
• Suivi des titres liés aux redevances d’occupation du domaine public en lien avec la comptabilité: réindexation annuelle, révision, calcul taxes foncières, refacturations charges
• Suivi des baux ruraux
• Suivi des décisions tarifaires
• Suivi des arrêtés cadrant l’occupation du domaine public
• Participation à la gestion des assurances
• Aide au responsable de service sur la gestion et le suivi des contrats d’assurances : assurances exposition, mise à jour du parc automobile et de l’état du patrimoine communal
• Déclaration et suivi des sinistres : réception des sinistrés pour rédaction des constats le cas échéant, lien avec la Police Municipale pour suivi des rapports, lien avec les assureurs, assistance à certaines expertises en lien avec les Services Techniques

III. Savoirs

• Maîtrise du fonctionnement des collectivités
• Maitrise des procédures administratives
• Connaissance du code civil
• Connaissance du code des assurances
• Maitrise des outils informatiques (Microsoft office) et des outils métiers : logiciel Sedit, Web Delib, logiciel gestion des salles
• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Notions de comptabilité publique

IV. Savoir-être

• Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
• Garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers
• Sens de l’organisation, rigueur
• Esprit d’initiative
• Sens du relationnel et maitrise de soi
• Savoir travailler en équipe
• Autonomie

V. Situation fonctionnelle

• Sous l’autorité du responsable du service « Domaine – assurance »

VI. Conditions d’exercice de l’emploi

• Travail en bureau, déplacements à prévoir (états des lieux, sinistres, etc.)
• Respect des obligations de réserve et de confidentialité
• Permis B obligatoire
• Travail sur 4.5 jours impératif.

VII. Autonomie – Responsabilité

• Missions définies en concertation avec le responsable de service

VIII. Relations fonctionnelles

• Relations directes avec les usagers.
• Relations fréquentes avec les services de la commune, notamment avec la Police Municipale, les Services techniques, le Cabinet du Maire et le Service Finances
• Relations avec les organismes extérieurs : Office de Tourisme, notaires, avocats, assureurs, etc.

IX. Moyens techniques

• Outils bureautiques
• Logiciel de gestion des salles

X. Cadre statutaire

• Adjoint administratif – Catégorie C
• Filière administrative